Vsako podjetje slej kot prej potrebuje zunanje vire financiranja, pa naj bodo to lastniški ali dolžniški viri. Sklop osnovnih dokumentov, ki jih podjetnik potrebuje za pridobivanje večine zunanjih virov financiranja se imenuje investicijska dokumentacija. Gre za osnovna orodja, ki jih potrebuje podjetnik pri »prodajanju« strategije razvoja podjetja za pridobitev dodatnega kapitala, prav tako kot mehanik potrebuje svoja orodja pri popravilu avtomobila.
Za investicijsko dokumentacijo obstajajo osnovne usmeritve, kako jo pripraviti. To so neke splošne usmeritve, s katerimi si lahko pomagamo. Kako pa bomo dejansko pripravili investicijsko dokumentacijo je odvisno od mnogih faktorjev, kot so branža poslovanja, naša avtoriteta v branži, mreža med investitorji, razvojni cikel gospodarstva, zahtevnost in faza posla, sogovornika, geografske lokacije investitorja ipd. Za nekatere vrste posla je potreben dolg elaborat z vsemi možnimi specifikacijami (proizvodna podjetja), med tem, ko pri drugih investicijska dokumentacija lahko obsega zgolj predstavitev z nekaj diapozitivi in načrt porabe sredstev (spletna podjetja, sploh v ZDA).
Naloga vsakega podjetnika je, da oceni kako obsežno investicijsko dokumentacijo potrebuje ter da jo profesionalno pripravi. Velikokrat imajo podjetniki celo več različic oziroma izvedb dokumentov, glede na sogovornike. Splošnega pravila ni. Nekateri podjetniki pripravijo resnično profesionalni elaborat in pridobijo investicijo, drugi enako, pa pač ne. Spet drugi pripravijo minimalno potrebno dokumentov, a imajo na drugi strani dokaze profesionalnosti in izvršnosti na ravni proizvoda/storitve ter trga, pa prav tako pritegnejo investitorje. Spet drugim z enakim pristopom ne uspe.
Ne glede na to, s čim se odločimo prepričati investitorja, ali je to investicijska dokumentacija, konkretni proizvod/storitev z dokazom trga ali naša karizma, je večja verjetnost, da pridobimo investicijo, če imamo vse troje. Zato bolj, kot se potrudimo, več verjetnosti je, da dosežemo zastavljeni cilj.
Investicijska dokumentacija je sestavljena iz naslednjih elementov – tovrstno poimenovanje se uporablja predvsem pri lastniškem financiranju s tveganim kapitalom, vendar pa v drugih panogah prav tako potrebujemo podobne dokumente, ki imajo mogoče zgolj nekoliko drugačno ime in strukturo vsebine:
Kratka predstavitev poslovne ideje (»elevator pitch«) – Najbolj osnovno orodje vsakega podjetnika je predstavitev poslovne ideje. Že v tej fazi ima veliko podjetnikov težave. Enostavno ne znajo v nekaj stavkih prestaviti, kaj je njihov posel ter kaj je namen obstoja njihovega podjetja.
Pomembno je, da zna podjetnik sredi noči v nekaj stavkih kratko in jedrnato predstaviti svojo poslovno idejo; svojim strankam, dobaviteljem, zaposlenim investitorjem ter drugim potencialnim deležnikom. Podjetnik mora biti praktično živ transparent.
Namen kratke predstavitve poslovne ideje je izmenjava vizitk in dogovor za sestanek. Čas je najbolj dragocena dobrina, profesionalnost pa osnova poslovnega sveta in z dobrim prvim vtisom podjetnik jasno pokaže, da obvlada svoj posel.
Ne glede na to, kaj počnemo v življenju, vedno je pomembno, da naredimo izjemen prvi vtis ter da se znamo dobro prodati. To pa zahteva pripravo in dobre retorične sposobnosti.
Povzetek poslovnega načrta (»executive summary«) – Gre za dokument, ki je neke vrste poslovni načrt v malem. Vsebuje ključne informacije iz vsakega poglavja poslovnega načrta. Njegova vloga je, da bralca informira o glavnih predpostavkah poslovne priložnosti, obenem pa ga toliko zainteresira, da si bralec želi videti poslovni načrt, prezentacijo ali dobiti dodatne informacije.
Vlogo povzetka poslovnega načrta lahko primerjamo z napovedniki za filme, ko gremo v kino. Vsak od nas je kdaj videl napovednik (»trailer«), ki ga je toliko navdušil, da si je potem pogledal celotni film (poslovni načrt). Enak efekt mora doseči povzetek poslovnega načrta.
Povzetek poslovnega načrta potrebujemo zato, ker je kratek, jedrnat in na eni strani bralcu na vzame dolgo časa, po drugi strani pa v njem ne razkrijemo vseh ključnih informacij, ki se dotikajo razvoja in rasti posla.
Prezentacija (»business plan presentation«) – Na prvem sestanku, po uspešni kratki predstavitvi našega posla v dvigalu ter po poslanem povzetku poslovnega načrta, običajno dodatno podrobno predstavimo našo poslovno idejo, projekt oziroma podjetje. Ko govorimo o prezentaciji govorimo o diapozitivih, ki so nam v pomoč, da strukturirano, sistematično ter tekoče predstavimo našo poslovno priložnost.
Na prezentaciji poslušalec ocenjuje tako osebo, ki prezentira, njeno profesionalnost, kompetentnost in integriteto, kot tudi podrobno spoznava samo vsebino. Kot vsa dokumentacija mora biti tudi prezentacija pripravljena po določenih splošnih usmeritvah oziroma standardih finančnega ter podjetniškega sektorja. Pri tveganem kapitalu tako običajno govorimo o pravilu 10/20/30, kjer se na desetih diapozitivih v 20 minutah predstavi poslovno idejo. Velikost črk na diapozitivih pa ne sme biti premajhna (najbolje 30pt, lahko pa tudi nekoliko manj), saj je namen diapozitivov, da vodijo prezentacijo in ne da vsebujejo goro teksta. Prezentacija ne sme biti preveč poslovno ali tehnično usmerjena, vendar mora biti pravo ravnovesje.
Glede na to, da sestanki običajno trajajo eno uro, je 20 minut pravi okvir, da je po prezentaciji še čas za vprašanja in odgovore. Velikokrat pa podjetnik potrebuje še eno, krajšo prezentacijo, sploh če nastopa na različnih dogodkih ali prezentira na investicijskih večerjah. Na tovrstnih dogodkih je časa za prezentiranje še manj, običajno med 5 in 10 minut, zato je potrebno še toliko bolj strniti ključne informacije na manj diapozitivih.
Ne glede na to, ali ima podjetnik pripravljen poslovni načrt in povzetek poslovnega načrta ali ne, je prezentacija običajno osnovno orodje, ki ga mora nujno imeti. Najboljši svetovni sklada tveganega kapitala zahtevajo zgolj prezentacijo in finančne projekcije. Zato je smiselno, da podjetnik vloži energijo v profesionalno pripravo prezentacije, sploh če išče investitorje tveganega kapitala.
Poslovni načrt (»business plan«) – Poslovni načrt je elaborat, ki opisuje celotno zgodbo o predvidenem razvoju in rasti posla. Obseg poslovnega načrta je zelo odvisen od različnih faktorjev. Pri poslih v manj dinamičnih branžah in pri podjetjih, ki imajo že zgodovino lahko govorimo bolj o klasičnem poslovnem načrtu, medtem ko pri startup podjetjih bolj o strateškem in operativnem planu, saj imamo izjemno malo informacij o poslovanju podjetja.
Ne glede na to, kakšna je struktura poslovnega načrta in obseg, veljajo enaka pravila. Dokument mora biti kratek, jedrnat in s ključnimi podatki. Vsi imamo izjemno omejen čas in v prvi fazi se poslovni načrt bere po diagonali, sploh če je slabo pripravljen. Zato v poslovnem načrtu ne sme biti nobenih nepotrebnih, odvečnih in nebistvenih informacij.
Finančni načrt (»financial forecasts«) – Sestavni del poslovnega načrta je tudi finančni načrt. Običajno vsebuje načrt porabe investiranih sredstev ter načrt izkaza uspeha, bilance stanja ter denarnih tokov za določeno obdobje. S finančnim načrtom pokažemo, koliko sredstev predvidevamo, da bomo potrebovali do točke preloma, kakšen je potencial rasti podjetja ipd. Več, kot ima podjetje zgodovine, lažje pripravimo konkreten finančni načrt. Zato velikokrat pri startup podjetjih, ki še nimajo zgodovine, govorimo zgolj o velikosti trga, poslovnem modelu, načrtu porabi sredstev in ne toliko o konkretnih številkah v posameznemu finančnemu izkazu.
Za vso dokumentacijo lahko na internetu najdemo ogromno informacij, kako jo profesionalno pripraviti. Včasih je bil dostop do informacij izjemno omejen, danes pa lahko na internetu najdemo mnogo usmeritev, navodil ter zgodb o uspehu, ki so nam lahko zgled. Res pa je, da se usmeritve mnogokrat križajo in moramo biti previdni, da se preveč ne zmedemo. Na koncu je ključno, da pripravimo dokumentacijo, ki bo odražala naš osebni pristop, našo osebno strategijo ter našo profesionalnost.
