Benchmarking

Ko govorimo o podjetništvu, slej kot prej pridemo tudi do managementa. Moj pogled na razlike med enim in drugim bom predstavil v eni izmed naslednjih objav, tokrat bi se zgolj osredotočil na eno izmed managerskih orodij, ki lahko pride zelo prav vsakemu podjetniku, čisto v vseh fazah rasti podjetja.

Orodje se imenuje benchmarking in v enem stavku pomeni iskanje razlik pri izvedbah in vključuje učenje od najboljše prakse drugih. Najbolj mi je všeč povsem neakademska definicija ”Benchmarking je navada se toliko ponižati, da se prizna, kako je nekdo drug boljši v nečem drugem, in biti toliko pameten, da se njegove dosežke izenači ali se ga celo prekosi (APQC, 1993)”.

Začetek koncepta benchmarkinga predstavljata multinacionalki IBM v začetku 60. in Xerox Corporation v 70. letih prejšnjega stoletja, ko sta želeli prestreči konkurenčni izziv prodirajočih japonskih učinkovitih podjetij nasproti močnih, birokratskih in s tem nefleksibilnih korporacij.

Japonka podjetja so konkurenčni izziv predstavljala predvsem s svojo filozofijo kaizen, ki pomeni proces nenehnih izboljšav oziroma nenehni napredek. Kaizen je trdna osnova japonske menedžerske prakse, ki se prvenstveno ukvarja z načini za uspešnejše izvajanje obstoječih nalog. Pri tem zatrjujejo, da je potrebno narediti majhne stvari bolje in postavljati ter doseči vedno višje standarde. Ta filozofija je vključena tudi v orodje benchmarking.

Namen in cilj benchmarkinga sta torej s primerjanjem ugotoviti odstopanje od želenega stanja ter z uvajanjem najboljše prakse ugotovljeno odstopanje odpraviti in celo preseči benchmarkingškega partnerja, od katerega smo najboljšo prakso povzeli.

Koristi benchmarkinga so predvsem naslednje:

• Omogoča učinkovitejše strateško načrtovanje in nadziranje,
• olajšuje napovedovanje in predvidevanje razvoja na različnih poslovnih področjih,
• znižuje stroške napačnih poslovnih odločitev,
• omogoča povečevanje učinkovitosti podjetij prek uspešne zasnove in izvedbe preoblikovanja poslovnih procesov ter njihovega stalnega izpopolnjevanja,
• pripomore k reševanju poslovnih problemov, spodbuja nove zamisli v podjetju in stimulira razmišljanje zunaj meja,
• dodaja pomemben element stalnega izobraževanja zaposlenih, spodbuja njihovo inovativnost in kreativnost ter prispeva k porajanju novih zamisli,
• omogoča relativno ovrednotenje poslovne uspešnosti in učinkovitosti različnih poslovnih dejavnikov,
• spodbuja spremembe in povečuje posebna znanja, ki podjetju omogočajo večjo fleksibilnost in hitrejše prilagajanje spremembam v poslovnem okolju.
• privede k postavljanju ciljev glede na najboljše prakse na svetu in na podlagi usklajenega pogleda podjetja na zunanje okoliščine,
• in nenazadnje lahko privede do boljšega zadovoljevanj potreb kupcev in posledično seveda tudi do boljšega konkurenčnega položaja na trgu.

Seveda poznamo več vrst benchmarkinga, predvsem na to kaj primerjamo in s kom se primerjamo:

• Interni benchmarking – pomeni primerjavo med oddelki, enotami, podružnicami ali državami znotraj podjetja oziroma organizacije. Nima zunanjih ovir in ga tudi ne zanimajo. Pri internem benchmarkingu predvidevamo, da obstajajo razlike med delovnimi procesi in rezultati, ne glede na način vodenja podjetja. Tako lahko odkrivamo najboljše prakse znotraj podjetja, analiziramo in odkrivamo, zakaj določeni deli v podjetju delujejo slabše kot ostali.
• Konkurenčni benchmarking – Je direktna primerjava svoje učinkovitosti in rezultatov proti najboljšemu realnemu konkurentu, t. j. tistemu, ki proizvaja enak izdelek ali izvaja enake storitve. Z njim želimo ugotoviti, kako delujejo neposredni konkurenti. Vemo pa, da od konkurentov ne moremo pričakovati sodelovanja oziroma velikega sodelovanja ter s tem izmenjavo znanj in izkušenj, zato konkurenčni benchmarking spada med najtežje izvedljive in občutljive vrste benchmarkinga.
• Funkcijski benchmarking – Je primerjava procesov ali funkcij proti nekonkurenčnim organizacijam (npr. kupci, dobavitelji) znotraj iste panoge ali tehnološke usmeritve. Ima za cilj predstaviti primerjave med podjetji, ki delijo enake tehnološke in tržne karakteristike ter so koncentrirane v specifične funkcije.
• Generični benchmarking – pomeni primerjavo lastnih procesov na najboljše znane procese, ne glede na proizvodnjo ali storitve. Je študija inovativnih metod ali tehnologij, ki so lahko uporabljene v različnih poslovnih procesih.

Najpogostejše se izvaja konkurenčni benchmarking, ki pa ga je tudi najtežje izvajati. Že definicija pa nakazuje na to, da je benchmarking proces in ne enkratno dejanje, torej zahteva zaporedje dejanj, korakov, funkcij ali aktivnosti, ki vodijo k zaključku in rezultatu. Zaporedje korakov naj bi bilo naslednje:

• Planiranje
  • Izbira procesa za benchmarking
  • Oblikovanje benchmarking tima
  • Razumevanje in dokumentiranje procesa
  • Postavitev kazalnikov za proces
• Iskanje
  • Sestava liste kriterijev za idealnega benchmarking partnerja
  • Iskanje potencialnih benchmarking partnerjev
  • Primerjava kandidatov
  • Vzpostavljanje kontakta
• Opazovanje
  • Zagotovitev dostopa do informacij
  • Izbira metode in orodja za zbiranje informacij
  • Povzetek pridobljenih informacij
• Analiza
  • Iskanje vrzeli med našimi in partnerjevimi procesi
• Prilagoditev (zgolj identifikacija najboljših praks brez uvajanja v lastno organizacijo ne pomeni benchmarkinga)
  • Sestava akcijskega načrta
• Recikliranje benchmarking procesa (Benchmarking ne sme biti enkraten dogodek, ampak kontinuiran proces za izboljšavo učinkovitosti)

Da benchmarking prinese prave rezultate, se ga je potrebno lotiti sistematično in celostno. To pa seveda zahteva veliko časa in povzroča veliko stroškov. Zato se zelo malo velikih podjetij te managerske metode loti celostno in sistematično, za manjša in srednja podjetja pa je benchmarking v tej obliki ponavadi prevelik zalogaj. Konkurenčni benchmarkig s partnerjem je tudi relativno težko izvajati, ker je takega partnerja težko najti.

Kljub vsemu pa, če vzamemo opredelitev benchmarkinga nekoliko ožje, ga je smiselno uporabljati v vseh fazah rasti podjetja, načrtno in sistematično. Metodo je smiselno skombinirati z drugimi metodami (SWOT, PEST analiza) in s tem narediti še korak dlje v okviru analize trga.

Neprestano spremljanje kaj počne konkurenca, iskanje njihovih prednosti in integracija teh prednosti v lastno poslovanje, itd. je smiselen proces, ki ga mora uvesti vsako podjetje, če želi dosegati poslovno odličnost. Na internetu najdemo že skoraj vse informacije in s sistematičnim zbiranjem in urejanjem le-teh lahko na podlagi analiz identificiramo veliko koristnih informacij, ki nam lajšajo odločanje, predvsem pa dejansko lahko koristimo kar nekaj dodanih vrednosti, ki jih prinaša benchmarking orodje.

————————————————-

Potrebujete profesionalno poslovno analizo (SWOT, benchmark, PESTLE ipd.), študijo izvedljivosti ali poslovni načrt?

Podjetje Venturelab je specializirano za izdelavo poslovnih analiz in načrtov, tudi za benchmark analize. Zagotovite si dodatne informacije, kako do dobre poslovne analize.