Upravljajte predvsem z energijo, ne samo s časom

V zadnjem času sem dobil nekaj predlogov, zakaj ne napišem kakšne objave na temo upravljanja s časom. Če sem iskren predvsem zato, ker čisto v svojem bistvu zgolj v upravljanje s časom ne verjamem. No, da ne bom pretiraval, bom zadevo postavil v širši kontekst. V zadnjih letih sem prebral na stotine strani o upravljanju s časom največjih strokovnjakov, od Stephena Coveya (Najprej najbolj pomembno), Brian Tracyja (Gospodar svojega časa), Davida Allena (GTD) itn. Marsikatero tehniko sem integriral v svoje življenje in jo tudi uporabljam (na primer ne gledam televizije, nujno/pomembno, dolžina sestankov, upravljanje z e-pošto itn.) ter močno prispeva k večji produktivnosti, marsikatera tehnika ni bistveno pripomogla k izboljšanju časa.

Za vsakega seveda delujejo določene tehnike glede na to, kakšen tip človeka je posameznik. Potem, ko spoznamo kako delujemo, še posebno na poslovnem področju, lahko s tehnikami upravljanja s časom bistveno povečamo svojo produktivnost. To je vsekakor res. Problem večine tovrstnih knjig, strategij ipd. pa je, da navržejo okoli 20 tehnik, ki naj bi jih implementiral v svoje življenje in potem se stvari kar čudežno spremenijo. Nekatere strategije upravljanja s časom so pri tem celo tako kompleksne, da jih je skoraj nemogoče integrirati v življenje. Na koncu največ časa porabiš za načrtovanje, kako boš upravljal s časom, kot da bi resnično izvajal aktivnosti. Zadeva je podobna kot pri postavljanju ciljev, ki si jih lahko postavimo na stotine, pa jih nikoli ne dosežemo, ali kot alternativo uporabimo metodo izbire enega področja (CODE-1), na katerega se povsem osredotočimo in ga v določenem letu izboljšamo. Fokus dela izjemne čudeže.

Glavni problem tehnik upravljanja s časom pa je to, da ljudje nismo stroji. Vendar smo zgolj ljudje. Nekateri so bolj jutranji, nekateri bolj večerni časovni tipi. Drugi so bolj nagnjeni k redu, spet drugi lažje delujejo v kaosu in podobno. Na žalost zadeva ne deluje tako preprosto, da implementiramo par deset tehnik upravljanja s časom in smo super produktivni. Na koncu takšna zadeva lahko vodi zgolj še v izgorelost. Seveda lahko bistveno spremenimo kakovost svojega življenja, predvsem pa produktivnost z integracijo tovrstnih tehnik, vendar zelo sistematično in počasi. Mogoče tehniko ali dve na leto in potem tako naprej. Znanje o tem, kako upravljati s časom je pomembno, integracija tega pa ne poteka na način, kot je opredeljen v večini knjig. Tukaj se delovanje tovrstnih tehnik ustavi, za vsako spremembo je namreč pomemben čas.

Upravljanje s časom pa ima še en problem. Namreč osnovna ideja upravljanja s časom je ta, da lahko v čim krajšem času naredimo čim več. Vendar dan ima vedno 24 ur in je skrajno omejen resurs. In ne glede na to, kaj počnemo, moramo čas posvetiti določenim aktivnostim. Če s tehnikami upravljanja s časom želimo narediti več in več, na koncu pademo izven ravnovesja. Zgolj to, da delamo več ur in v teh urah naredimo več stvari, vodi do izčrpanja, nezainteresiranosti in bolezni. Na primer, ob integraciji vseh tehnik in razmišljanju, kako lahko v čim krajšem času naredimo več, lahko enostavno pride do tega, da imamo premalo časa za počitek, smo preveč napeti in pod konstantnim stresom, itn. Če se zdi, da z integracijami vseh mogočnih tehnik upravljanja s časom mogoče res v določenem obdobju naredimo več, dolgoročno naša storilnost po vsej verjetnosti začne padati, pojavijo se lahko težave z zdravjem ipd. Ravno zato, ker nismo stroji.

Na tem nivoju potrebujemo novo rešitev. In je sila enostavna. To je, da prenehamo upravljati s časom in začnemo upravljati z energijo. Energija je osnovna substanca naše produktivnosti in če nimamo energije, nam nobena tehnika obvladovanja časa ne pomaga. Poleg tega je energija znotraj nas, čas pa zunaj nas in zato veliko lažje upravljamo z energijo, kot s časom.

Torej veliko bolj na to, kaj pravi določena tehnika, se moramo osredotočiti na to, kaj v določenem trenutku naše telo potrebuje, za ohranjanje ustrezne ravni energije. To je izjemno pomembna ugotovitev za vse karieriste in druge ambiciozne ljudi, ki razmišljamo zgolj o tem, kako v čim krajšem času narediti čim več. Na podlagi tega spoznanja je nastala celotna filozofija in projekt The Energy Project, o katerem je pisal tudi HBR.

Ključna razlika je v tem, da je upravljanje s časom linearno, upravljanje z energijo pa ciklično. Namen upravljanja s časom je proces organiziranja delovanja in postavljanja prioritet skozi posamezni dan, z namenom, da ustvarimo več vrednosti v krajšem času. Cilj upravljanja s časom je torej, da učinkovito organiziramo in prioritiziramo dnevne aktivnosti z namenom doseganja maksimalne produktivnosti. Upravljanje z energijo pa ne deluje linearno, temveč ciklično, podobno kot na primer upravljanje z denarjem. Ko enkrat porabimo določen del energije, jo moramo ponovno napolniti, da jo bomo imeli enako kot prej, ne glede na to, kaj pravijo tehnike upravljanja s časom. Podobno je tudi z denarjem na računu. Če ga zapravimo, moramo ponovno investirati, da pridemo do enakega stanja.

Seveda gremo lahko v minus tako na bančnem kot tudi energetskem računu. Vendar to ni vsi dobro vemo, da ni najboljše. Če gremo v minus, se moramo resnično potruditi, da nadoknadimo izgubo. Velike energetske izgube pa vodijo kot omenjeno v utrujenost, razdražljivost, stres, frustracije in apatičnost. Pri vsem tem pa smo še vedno lahko nekaj časa izjemno produktivni z vsemi tehnikami upravljanja s časom. Življenje pa od nas seveda zahteva, da smo včasih popolnoma osredotočeni in predani eni nalogi (na primer ustanovitev podjetja) in takrat gremo v minus. Po najnujnejšem pa je pomembno, da začnemo čim prej delovati v plus. Tako življenje ni več en sam dolg sprint, niti maraton, temveč serija sprintov, med katerimi si vzamemo dovolj počitka zase.

Ta koncept lahko uporabimo tudi pri upravljanju s stresom. Glede na zahtevnost današnjega poslovnega okolja je stres neizogiben. Torej strategija, da se izogibamo stresu ne pomaga prav nič, v večini primerov prinaša še več stresa. Veliko bolj smiselno je, da stres sprejmemo, se z njim soočimo, ga uporabimo v svojo korist, tako da smo še bolj produktivni, vendar si po določenem času izpostavljenosti stresu vzamemo dovolj časa za obnovitev naših energij. Konstantni dolgi stres je formula za izčrpanost, obnova energije po krajšem obdobju stresa pa prinese energijo za naslednji izziv. Tako postane tudi počitek dejansko produktivni čas.

Ko razmišljamo o upravljanju z energijo, pa potrebujemo celostni pogled in pristop. Ljudje namreč črpamo svojo storilnosti iz štirih nivojev energije in sicer iz fizične energije, mentalne energije, čustvene energije in duhovne energije. Tako se pri upravljanju z energijo, ne ukvarjamo več s tem, kako čim več storilnosti iztisniti iz sebe, kot pri upravljanju s časom, temveč predvsem s tem, kaj in kako investirati vase, da bo stopnja naše energije čim večja in bo posledično dolgoročno tako večja tudi naša storilnost.

Samo deloma ta problem rešuje tehnika upravljanja s časom, da nabrusimo svojo žago. To je seveda odlično, saj investiramo vase, da bomo ohranjali dolgoročno produktivnost. Problem te tehnike je le ta, da zopet planiramo svoj čas, ne da bi poslušali svoje notranje občutke. Te pa morajo biti vedno nad tem, kaj zapišemo v svojem urniku.

Mogoče določena tehnika obvladovanja časa pravi, da je sedaj čas, da berete knjigo, saj je vsaki boljši knjigi za osebnostno rast napisano, da je potrebno vsaj eno uro na dan brati. Vaše telo pa mogoče pravi, da si privoščite raje zeliščno kopel. Odločitev z vidika upravljanja z energijo je seveda jasna. Ko začutite, da nekaj potrebujete, takrat se tega tudi lotite, ne glede na to, kaj pravi določen sistem upravljanja s časom. Tako dolgoročno lahko resnično pridemo do večje stopnje produktivnosti in se tehnike upravljanja s časom bistveno lažje integrirajo v življenje.

Če povzamem usmeritve The Energy project, kaj lahko naredimo na posameznem nivoju, da bomo ustrezno upravljali z energijo:

Fizični nivo (energija)

  • Vsak dan je nujno da se dovolj naspimo in gremo čim prej spat (7 do 8 ur spanja)
  • Močno omejimo konzumacijo alkohola
  • Tri krat na teden si vzamemo čas za kardio vadbo
  • Ne smemo pozabiti na zajtrk
  • Jemo lahke obroke vsake tri ure (pet do šestkrat na dan)
  • Takoj identificirajmo upad energije in si vzemimo odmor
  • Redno si vzamemo odmor med delom v 90 do 120 minutnih intervalih
  • Vzamemo si dovolj počitka

Čustveni nivo (kakovost energije)

  • Identificiramo »boj in beg« situacije ter jih racionaliziramo
  • V čustveno težkih situacijah dihamo globoko in jih nevtraliziramo
  • Preživimo dovolj časa z ljudmi, ki jih imamo radi
  • Vzamemo si čas tudi za aktivnosti v katerih resnično uživamo (pa mogoče nismo najboljši)
  • Izražamo hvaležnost življenju in drugim
  • Razvijajmo empatijo in razumimo druge
  • Razmišljajmo čim bolj pozitivno (misli povezovanja)

Mentalni nivo (energetski fokus)

  • Zmanjšajmo prekinitve s telefoni, e-pošto ipd.
  • Vsak dan določimo najpomembnejšo nalogo za naslednji dan in se je takoj lotimo
  • Nujno si vzamemo dovolj mentalnega odmora (od elektronike ipd.)

Duhovni nivo (poslanstvo in namen)

  • Identificirajte aktivnosti, ki vam prinašajo notranje zadovoljstvo in jih redno izvajajte
  • To v čemer uživate ter to v čemer ste najboljši (običajno dobite pozitivne povratne informacije) nista nujno enake aktivnosti, zato ne pozabite tudi na tiste aktivnosti, pri katerih zgolj neizmerno uživate
  • Vsak dan se sproščajte in najdite povezavo do sebe
  • Živite na podlagi vaših glavnih vrednot

The Energy Project pa navaja še nekaj idej za podjetja, kako lahko pomagajo zaposlenim:

  • Podjetje naj ima sobo za sprostitev, ki je namenjena obnovi energije
  • Zaposleni naj imajo možnost uporabe fitnesa ali katerega drugega športa
  • Sestanki naj bodo namenjeni samo sestankom, z dnevnim redom in brez prekinitev s telefoni

Za upravljanje z vsemi štirimi vrstami energije je nujno, da poleg vzorcev s sklopu učinkovitega upravljanja s časom kreiramo tudi rituale (v bistvu gre tudi zgolj za vzorce, vendar ima tako ime močnejši prizvok), s katerimi redno polnimo vse štiri vrste energije. Torej, s tehnikami upravljanja s časom in novimi vzorci povečamo svojo produktivnost, z vsakdanjimi rituali pa poskrbimo, da se zgolj s tehnikami upravljanja s časom ne izčrpamo.

Ima pa tak celostni pristop še en velik problem. In sicer to, da je bistveno bolj zahteven. Prvo kot prvo, morate biti vedno v stiku sami s seboj. Če vzamemo praktični primer, na primer naše telo ve in nam tudi zna povedati, katero živilo potrebujemo v določenem trenutku. Na primer začutimo, da potrebujemo kilogram mandarin (potreba po vitaminih) v jesenskem času. Ko smo v stiku sami s seboj enostavno vemo, katero živilo najbolj ustreza našemu telesu. Vendar pa nam pogosto zadiši tudi pica ali sladkarije, ne glede na to, ali smo v stiku sami s seboj ali ne. Enako je pri tem pristopu.

Potrebujemo veliko mero povezanosti in razumevanja samega sebe. Moramo se naučiti ločiti, kdaj nam govori naš notranji občutek, kdaj pa nas prevzemajo destruktivni vzorci. Poglejmo si še en primer. Čeprav sem nasprotnik »buljenja v televizijo«, se mi zdi povsem razumljivo, da se pogleda kakšen film, oddajo ali kar koli drugega za sprostitev. Razlika je v tem, da v primeru upravljanje z energijo to v določenem trenutku tudi potrebujemo, da telo spravimo v stanje odklopa in si tako spočijemo, v primeru dnevnega zapravljanjem časa pred televizijo pa gre za destruktivne vzorce, s katerimi praktično polzi življenje mimo nas.

Potrebno pa je nekje začeti. In običajno je pot takšna, da v življenje integriramo določene tehnike upravljanja s časom, pri čemer nekatere delujejo odlično, nad drugimi smo razočarani in počasi se začne naša produktivnost dvigovati. Obenem ugotovimo, da so stvari mogoče veliko bolj zahtevne in kompleksne, ko imamo krmilo v svojih rokah, kot prej, ko je bilo naše življenje na avto pilotu. Po določenem obdobju, ko se spoznavamo, integriramo več določenih tehnik, smo resnično produktivni, vendar še vedno nekaj manjka. Takrat pa pridemo do tega pomembnega spoznanja.

Mi sami moramo biti vedno na prvem mestu. Da, vsekakor je pomembna disciplina, zdrave navade, konstruktivni vzorci, delo na sebi ipd., vendar moramo vedno poslušati sebe. Vedno postaviti sebe in naš notranji glas na prvo mesto. In to je bistvo prehoda iz upravljanja zgolj s časom do upravljanja tudi z energijo. Poslušati moramo sebe, koliko energije imamo na voljo v določenem dnevu in nato to energijo optimizirati. Če smo določeno obdobje ultra produktivni, si moramo po tem obdobju vzeti dovolj časa zase. Na dolgi rok zadeve na ta način seveda uravnovesimo. Tako da, nad tehnike upravljanja s časom, postavite sebe, tako da predvsem upravljate s svojo energijo.

V prihodnosti bom gotovo veliko pisal tudi o različnih tehnikah upravljanja s časom in kakšne so moje izkušnje z njimi. Vendar najpomembnejša lekcija je ta. Eno je knjiga z vsemi modrimi nasveti, drugo je življenje. Integracija vseh tehnik in ne poslušanje sebe, pa pomeni zgolj to, da zgubimo stik sami s seboj, ali še huje, kot že omenjeno, vse skupaj vodi do pomanjkanja energije in izgorelosti, ob prepričanju kako super produktivni smo. Zato še enkrat, raje kot s svojim časom upravljajte s svojo energijo, ki je notranja in osnovna substanca življenja.

Lastno energijo pa boste polnili z dovolj gibanja, če boste obkroženi s pozitivnimi ljudmi, ki jih imate radi, pozitivnimi mislimi, zdravo prehrano, ustvarjalnim delom, ki temelji na vaših talentih in drugimi aktivnostmi, ki so naštete v tej in marsikateri drugi objavi na tem blogu. Seveda je življenje sestavljeno še z bistveno večjimi izzivi, ki niso tako pozitivni. In oboje je potrebno umestit v vsakdanjik življenja. Vendar na koncu, ne glede na to, kako dober sistem upravljanja s časom imamo, če ta vodi k izgubam energije, nima nobene vrednosti.

Seveda na koncu potrebujemo oboje. Samo upravljanje s časom vodi do dolgoročne manjše storilnosti, ker se izčrpamo, samo upravljanje z energijo ne sodi v koncept sodobnega delovanja sveta. Ključno je, da najdemo ravnovesje tako pri dolgoročnemu pogledu, ko upravljamo z energijo, kot tudi pri sami organizaciji znotraj dneva. Tako življenje postane serija sprintov, med katerimi si vzamemo zaslužen odmor in dovolj časa tudi za tiste stvari, v katerih mogoče nismo najboljši, zagotovo pa v njih uživamo.

Čisto za konec pa. Glede na to, da je energija notranja in z njo lažje in učinkovitejše dolgoročno upravljamo, sploh ko smo v stiku samim s seboj, se to slej kot prej pozna tudi na zunaj, saj je zunanjost vedno odsev notranjosti. Posledično to pomeni, da ko začnemo upravljati z energijo, začnemo upravljati tudi s časom. Čeprav je na žalost pot običajno do tega spoznanja ravno obratna, saj je lažje začeti delati na zunanjih stvareh, kot notranjih, prav tako pa je o upravljanju energije bistveno manj znanja in napisanega, kot o upravljanju s časom.

Tako, če do sedaj niste prebrali še nič o upravljanju s časom, začnite raje pri upravljanju z vašimi energijami, posledično pa se bodo v vaše življenje integrirale tudi tehnike upravljanja s časom. V primeru, da ste že privrženec upravljanja s časom, z integrirano marsikatero tehniko, pa ne pozabite tudi na upravljanje z vašo energijo. Za dolgoročni uspeh!