Timeboxing

Timeboxing je izjemno enostavna veščina upravljanja s časom. Sicer ne vem, kaj bi bil ustrezni prevod za to besedo in tako kar recimo, da ga niti ne potrebujemo. Gremo raje na osnovno idejo. Verjetno ste opazili, da nam določena naloga vzame ravno toliko časa, kolikor časa ji pač namenimo. Vsako aktivnost lahko opravimo v točno določenem časovnem okviru in ta časovni okvir je pogosto vezan na kakovost izvedbe določene naloge. Vendar, ker popolnost ne obstaja bi določeno nalogo lahko opravljali večno, da bi jo opravili popolno. V drugem ekstremu pa, če neki nalogi posvetimo nič časa, ne bo opravljenega prav nič. S timeboxingom pa najdemo optimum, glede na čas, ki ga imamo na voljo in minimalno sprejemljivo kakovost naloge.

Torej ideja te metode upravljanja s časom je, da določeni nalogi namenimo točno določen čas, ki si ga lahko privoščimo oziroma ocenimo, da je za nas sprejemljiv. V določenem dnevu alociramo ta časovni blok za izvedbo aktivnosti in se je takrat tudi lotimo. Zadeva je sila enostavna, ima pa kar nekaj prednosti, ki se jih običajno niti ne zavedamo.

Pri primer, kjer ta metoda izjemno koristi je pri večjih nalogah, kjer pogosto odlašamo. Povsod lahko preberemo, da je potrebno velike naloge razdeliti na manjše podnaloge, ker se jih potem lažje lotimo. Vsekakor je to smiselna rešitev, lahko pa uporabilo tudi Timeboxing. Rečemo, da bomo za neko obsežno nalogo, katere se moramo lotiti na primer jutri porabili dve ure in nato resnično delamo dve ure na nalogi, ne glede na to, kako daleč pridemo. To je običajno koristno, ko ne vemo, kako razkosati nalogo. S Timeboxingom se prisilimo, da začnemo na določeni nalogi delati in s prvimi koraki slej kot prej pridemo tudi do rešitve, kako na pravi način nadaljevati z realizacijo določene naloge, na primer, kako je določeno obsežno nalogo najbolj smiselno razkosati.

Druga uporabna stran te metode je, da najdemo optimalno rešitev v danem časovnem okviru. Če neki nalogi posvetimo 5 ur, bomo v teh petih urah skušali najti najboljšo rešitev. Na primer, za izpit se lahko učimo en teden ali pet ur. Če imamo na voljo zgolj 5 ur, se bomo pač naučili zgolj bistvene stvari.

Stranska pozitivna učinka te metode sta dva. Prvi je, da običajno, ko se začnemo posvečati neki obsežnejši nalogi določeno časovno obdobje, nas lahko izvedba toliko potegne vase, da z opravljanjem naloge enostavno nadaljujemo, dokler ni naloga končana ali vsaj delno končana. Praktično prelisičimo odlašanje in spraševanje samega sebe o tem, kako naj se sploh lotimo neke naloge. S Timeboxingom gremo v akcijo ter nas potem sam proces popelje do dokončanja naloge.

Druge stranski pozitivni učinek pa je običajno povišana produktivnost. Če vemo, da imamo točno določen časovni rok, sploh, če je ta kratek, skušamo v tem časovnem roku narediti čim več. Ne odlašamo, nimamo časa za odmore, vendar enostavno skušamo čim več narediti v določenem času. In na koncu nalogo tudi opravimo, kar je bistveno.

Sam uporabljam to metodo pogosto za pisanje člankov. Včasih mi manjka navdiha, kaj naj bi napisal, a se s tem ne obremenjujem. Določen dan si v urnik vpišem časovni blok za pisanje članka, ki traja npr. tri ure. Ko pridem do tega termina, se usedem za računalnik in začnem delati. Glede na to, da imam zastavljen cilj, da v treh urah tudi napišem članek, začnem razmišljati o tematikah, preberem nekaj virov, razmislim in slej kot prej dobim tudi naslov, strukturo članka in ga enostavno napišem. To metodo uporabljam tudi, ko moram hitro kaj spisati in že imam temo in strukturo. Zadan je rok, do kdaj mora biti članek končan, dan prej alociram potreben čas in enostavno napišem članek.

Enostavna in uporabna metoda!