Optimizacija procesov in doseganje operativne odličnosti

Z optimizacijo procesov, spodbujanjem izvršnosti in dvigom produktivnosti vam pomagamo dosegati operativno odličnost.

Izvajamo storitve celovitega procesnega inženiringa, s katerim pomagamo podjetjem dosegati novo stopnjo operativne odličnosti. Pri tem uporabljamo dve metodi, in sicer vitko poslovanje (»lean«) in upravljanje poslovnih procesov (»BMP – Business Process Management«). V sklopu optimizacije poslovanja smo razvili tudi lastno metodologijo ocene delovanja poslovnih funkcij.

ZAKAJ OPTIMIZACIJA
PROCESOV?

Optimizacija poslovnih procesov in spodbujanje operativne odličnosti v organizacijah dokazano prispeva k večji produktivnosti posameznikov, ekip in podjetja kot celote, prav tako pa k zadovoljstvu naročnikov in zaposlenih.

Rezultat optimizacije ter standardizacije poslovanja pa se odraža tudi v doseganju večje kakovosti in dodane vrednosti. Ključne koristi optimizacije procesov:

  • povečanje produktivnosti,
  • odprava ozkih grl in nepotrebnih procesov,
  • povečanje odgovornosti z določitvijo nosilcev procesov,
  • zmanjšanje napak in povečanje kakovosti,
  • boljše timsko delo in poslovna kultura,
  • podlaga za uvedbo projektnega vodenja in poslovne inteligence.

POSLOVNE FUNKCIJE

Optimizacijo procesov izvajamo na podpornih procesih in glavni dejavnosti podjetja. Ne delujemo pa na področju optimizacije proizvodnih procesov. V sklopu popisa procesov izvedemo tudi “benchmark” analizo poslovnih funkcij, s katero identificiramo dodatna področja za možnosti optimizacije. Optimizacijo poslovnih procesov izvajamo na naslednjih poslovnih funkcijah:

  • dejavnost podjetja (ne proizvodnja podjetja),
  • projektna pisarna / Operativno poslovanje / Vodenje oddelkov,
  • administracija,
  • marketing in digitalni marketing,
  • prodaja,
  • kadrovski procesi,
  • interno upravljanje znanja (“Knowledge management”).

Rezultat dela je ocena poslovnih funkcij s popisom procesa ter s predlogi za možnost še večje profesionalizacije poslovnih funkcij ter optimizacije posameznih poslovnih procesov.

POSTOPEK IN METODOLOGIJA

Optimizacija procesov zajema analitično delo (analiza dokumentov, benchmark analiza ipd.), opazovanje načina dela, individualne in skupinske intervjuje ter skupinske delavnice v sklopu prenove in implementacije novih procesov.

Izvajana so redna koordinacijska srečanja, predstavitve ugotovitev, postopna implementacija procesov ter ugotavljanje učinkov novih procesov na podlagi merjenja ter neposrednih povratnih informacij.

Prenova poslovnih procesov poteka na podlagi petih korakov, in sicer:

  • odkrivanje oziroma popis procesov “as-is”,
  • analiza ter »benchamerking« procesov,
  • načrtovanje novih ”to-be” procesov,
  • preverjanje in potrditev novih procesov,
  • dokončna uvedba in nadzor nad uvedbo novih procesov.

Na podlagi ”lean” metodologije se pri optimizaciji procesov sledi naslednjim smernicam:

  • ”Mura” – Standardizacija in kakovost,
  • ”Muri” – Skrajšanje časa, brez prekinitev,
  • ”Muda” – Odprava odvečnega in izgub, simplifikacija,
  • Kaizen – Neprestano izboljševanje,
  • znižanje stroškov.

Dokumentacija in drugi outputi, ki nastanejo v sklopu optimizacije procesov: 

  • katalog procesov (z izrisanimi ključnimi procesi),
  • zapis SOP – “Standard operatingprocedures”,
  • kontrolne liste in seznami,
  • vizualni opomniki,
  • uvedba novih tehnologij ali funkcionalnosti v podporo procesom ali avtomatizaciji,
  • izvedba RPA (“roboticprocessautomation”) – v sodelovanju z zunanjimi partnerji.

DIGITALIZACIJA PROCESOV

V sklopu doseganja operativne odličnosti ter optimizacije procesov je skoraj vedno potrebno vpeljati tudi nova orodja v podporo izvajanju procesov, kar potem tudi dejansko vodi k doseganju večje produktivnosti in inovativnosti. Na podlagi analize podjetja ter procesov se priporočajo najbolj primerna orodja za optimizacijo procesov.

Primeri orodij:

  • Projektno vodenje – Jira / Confleunce …
  • Prodaja – Salesforce, HubSpot, Pipedrive …
  • Marketing – Mailchimp, Google Analytics, Google Data Studio, Databox …

Optimizacija procesov zajema analitično delo (analiza dokumentov, benchmark analiza ipd.), opazovanje načina dela, individualne in skupinske intervjuje ter skupinske delavnice v sklopu prenove in implementacije novih procesov.

Izvajana so redna koordinacijska srečanja, predstavitve ugotovitev, postopna implementacija procesov ter ugotavljanje učinkov novih procesov na podlagi merjenja ter neposrednih povratnih informacij.