Temeljna razlika med projekti in procesi

Projekti in procesi igrajo v organizaciji diametralno nasprotno vlogo. Pravo razmerje med enimi in drugimi prinaša najboljše rezultate na kratek in dolgi rok. Poglejmo si temeljno razliko med projekti in procesi.

Proces je zapis zaporednih korakov, ki ustvarjajo specifični rezultat (dodano vrednost), po točno določenem hitrostnem in kakovostnem standardu.

Pri procesu gre za zaželeno vedenje, ki po izkušnjah vodi do najboljšega rezultata za že poznano aktivnost.

Procese se uvaja za aktivnosti, ki se redno ponavljajo in tako podjetju omogočajo standardizacijo, avtomatizacijo ter optimizacijo hitrosti in kakovosti poslovanja.

Primeri procesov:

  • Upravljanje prodajnega lijaka
  • Zaposlitev in uvedba novega sodelavca v poslovanje podjetja
  • Postopek objavljanja internega mesečnika z rezultati podjetja

Projekt je za razliko od procesa enkratno prizadevanje z namenom ustvarjanja nove vrednosti za podjetje.

Vsak projekt je časovno omejen in uvaja določene nove spremembe v organizacijo. Po koncu projekta se običajno v poslovanje uvede serija novih procesov.

Pregled glavnih razlik med procesi in projekti:

Proces Projekt
Ponavljajoča se aktivnost Enkratna aktivnost, ki še nikoli ni bila izvedena
Ustvarjanje vrednosti s ponavljanjem korakov Ustvarjanje vrednosti z nečem povsem novim
Rigidnost postopkov za doseganje standardov Visoka fleksibilnost ciljev
Upiranje spremembam Ustvarjanje sprememb
Potrebno upravljanje Potrebno vodenje

Različne vrste projektov

Dober pregled nad različnimi vrstami projektov spodbuja divergentno razmišljanje o novih potencialnih projektih. Zato si poglejmo še različne vrste projektov.

Vrste projektov se delijo predvsem po obsegu, kompleksnosti, tveganju in potrebnih finančnih ter človeških virih.

Projekti pa se močno razlikujejo tudi po projektni vsebini. Razlike v projektnih vsebinah se običajno nanašajo predvsem na različne vrste učinkov ter glede na poslovne funkcije, katerih se predlagan projekt dotika.

Standardne poslovne funkcije v podjetju so:

  1. Osrednja dejavnost podjetja – izvajanje obstoječih projektov in storitev
  2. Razvoj poslovanja – uvajanje novih projektov in storitev v poslovanje
  3. IT / Razvoj programske opreme
  4. Kakovost poslovanja
  5. Projektna pisarna
  6. Marketing in komunikacije
  7. Prodaja
  8. Računovodstvo, finance in kontroling
  9. Administracija
  10. Kadri
  11. Pravo in davki
  12. Nabava

Različne vrste poslovnih učinkov projektov:

  1. Novi produkti ali storitve (konstrukcijski projekti)
  2. Novi prodajni in komunikacijski kanali (prodajno-komunikacijski projekti)
  3. Nova partnerstva in poslovne povezave (odnosni projekti)
  4. Novi delovni procesi in aktivnosti (re-inženiring in optimizacijski projekti)
  5. Nova delovna sredstva (nabavni projekti)
  6. Novo znanje (raziskovalni ali analitični projekti)

Primeri projektov (enkratni dogodki, ki sprožijo serijo novih procesov):

Končni rezultat projekta Poslovna funkcija Učinek projekta
Popis dobaviteljev ter izbira najugodnejših Nabave Optimizacija stroškov
Razvoj aplikacije za strankeRazvoj programskeopreme Novi produkt
Izvedba analize trga digitalnega marketinga Razvoj poslovanja Novo znanje
Lansiranje Facebook strani Marketing in komunikacije Nov kom. kanal
Izvedba merjenja organizacijskeklime Kadri Novo znanje
Posodobitev infrastrukture strežnikov Nabava, IT Nova delovna sredstva
Uvedba projektnega vodenja Projektna pisarna Novi delovni procesi
Organizacija novoletne zabave Marketing in komunikacija Nova partnerstva