Prvih 90 dni na novi poziciji

Odkar obstaja vodenje, obstajajo tudi prehajanja na nove vodstvene položaje ter s tem prehodne ter uvajalne dobe. Vsako prehodno obdobje oziroma tranzicija predstavlja kritični čas, v katerem imajo lahko majhne spremembe in pomembna dejanja velik vpliv na končni rezultat. Predsednik ZDA ima 100 dni, da se dokaže. Vi jih imate samo 90, če ste prevzeli novo vodstveno pozicijo. V primeru, da v tem času ne uspete zgraditi ustreznega pozitivnega novega zagona, vas lahko v prihodnosti čaka težko delo. O tem, kako uspešno prevzeti nov vodstveni položaj, pospešiti prehodno dobo in zmanjšati tveganje neuspeha, govori knjiga The first 90 days. V nadaljevanju povzemam nekaj ključnih točk in usmeritev v knjigi.

Ključna pri prehodu na nov vodstven položaj je točka preloma. To je točka, kje ima nov vodja večji doprinos k organizaciji, kot je od nje od prihoda izčrpal. Analiza je pokazala, da je povprečen potreben čas, da novi vodja doseže točko preloma 6,2 meseca. Po približno 3 mesecih, ko preteče doba učenja začne vodja ustvarjati vrednost, po približno 6 mesecih pa ustvarjena vrednost preseže prej izčrpane vire. Če ste pred kratkim prevzeli novo pozicijo in se ponoči velikokrat zbudite v hladnem potu, se sprostite. Večina novih voditeljev doživlja enako stresno stanje.

Glavni razlogi za neuspešno tranzicijo je neskladje poslovne situacije s priložnostmi in nevarnostmi ter sposobnosti vodje s svojimi prednostmi in slabosti. Vendar tako kot plavanje je tudi uspešna tranzicija na nov položaj zgolj veščina, ki se je lahko priučimo. Najpomembnejši del uspešne tranzicije je skrajšanje dobe učenja. To se nanaša na vse vrste tranzicij, od napredovanja v službi, reorganizaciji podjetja, zagonu lastnega podjetja, uvedbi novih velikih projektov ali delu izven domovine. Še posebno velik izziv za uspešno tranzicijo je, ko zunanja oseba prevzame vodstveni položaj, saj ne pozna dobro organizacijske strukture, neformalnih mrež, kulture in klime v podjetju, prav tako ljudje gojijo skepso do novih ljudi itn.

Uspešna tranzicija zajema deset korakov in sicer:

  1. Spremenite svojo miselnost
  2. Pospešite učenje
  3. Izdelajte ustrezno strategijo
  4. Zagotovite si zgodnje zmage
  5. Pogajajte se za vaš uspeh
  6. Dosezite skladno formacijo
  7. Zgradite sanjski tim
  8. Ustvarite strateška partnerstva
  9. Ohranite ravnovesje
  10. Pomagajte vsem ostalim pri tranziciji

Spremenite svojo miselnost – Prvi korak k uspešni tranziciji je, da se mentalno pripravimo na novo vlogo, spustimo preteklost in sprejmemo naše nove obveze ter odgovornosti. Nujno je, da si zagotovimo dobro mentalno izhodišče. Največja običajna napaka pri miselnem preskoku je prepričanje, da bomo uspešni na novi poziciji, če bomo počeli enake stvari, kot smo jih prej. Običajno kakršno koli napredovanje zahteva povsem drugačne veščine. Na primer, višje kot smo v organizaciji, bolj smo strateški arhitekti, bolj so pomembne mehke veščine, poznavanje kulture in politike, gradnja partnerstev znotraj podjetja, management konfliktov itn.

Sprememba miselnosti mora biti strateška in najprej vključuje oceno naših šibkosti in prednosti glede na sposobnosti, ki jih zahteva nova pozicija. Svoje šibkosti lahko nekaj časa kompenziramo z disciplino, timom ter mrežo svetovalcev. Pri prednostih moramo biti zelo pozorni na to, da niso prednosti na prejšnji poziciji, postale slabosti na novi poziciji.

Pomemben del nove miselne naravnanosti je tudi izgradnja nove mreže svetovalcev ter čim hitrejša ocena, kdo v organizaciji bi nas lahko oviral pri uspehu. Namreč vedno se najde v organizaciji kdo, ki si ne želi našega napredovanja.

Z miselnim preskokom preskočimo ovire, ki ležijo znotraj nas. Te vedno obstajajo, zato v tem primeru govorimo o poti, ter ne o cilju.

Pospešite učenje – Uspešno in učinkovito učenje zmanjša časovni okvir naše ranljivosti. Zato potrebujemo izjemen strateški načrt, kaj in kako se bomo učili. Če ne pridobimo dovolj znanja o organizaciji in njenem poslovanju, lahko postavimo napačne predpostavke, ki so za podjetje in našo kariero usodne.

Običajno največji izziv pri učenju je, da nam zmanjkuje časa. Vendar to, da smo prezaposleni za učenje pogosto pripelje do spirale smrti. Če se ne naučimo dovolj, sprejmemo slabe odločitve, slabe odločitve pripeljejo do slabe ocene kredibilnosti, posledično ljudje delijo manj informacij z nami, kar pelje še do slabših odločitev.

Uspešno in učinkovito učenje pomeni, da najprej ugotovimo kaj se moramo res naučiti. Najbolj smiselno je, da pripravimo seznam stvari, ki so izjemno pomembne, da jih poznamo. Seznam stvari se mora nanašati tako na preteklost, kotu tudi na sedanjost in prihodnost organizacije. Ustrezen plan mora zajemati, kaj se bomo naučili in tudi kako.

Zunanji viri informacij za naše učenje so stranke, distributerji, dobavitelji, analitiki. Notranji viri informacij so razvojni inženirji, prodajno ter drugo osebje. Ne smemo pozabiti tudi na integratorje in »oldtimerje«, ki odsevajo naravno zgodovino podjetja.

Pri pospešenem učenju moramo vključiti tudi spoznavanje kulture organizacije.

Izdelajte ustrezno strategijo – Izdelava strategije prvo zajema diagnozo trenutnega stanja. Strategijo je potrebno namreč vedno prilagoditi posamezni situaciji. V grobi delitvi poznamo štiri vrste situacij in sicer zagon podjetja, reorganizacijo podjetja, preusmeritev poslovanja ali nadaljevanje uspešnega poslovanja. Ne glede na situacijo je cilj enak in sicer uspešno in rastoče poslovanje in ne glede na situacijo čakajo nove voditelje težke odločitve zelo zgodaj.

Različne situacije zahtevajo tudi različne veščine. Za zagon novega podjetja ali reorganizacijo so bolj primerni tip ljudi »lovci«, ki so hitri in znajo izkoristiti nove priložnosti. V primeru preusmeritve poslovanja ali nadaljevanju poslovnih uspehov je veliko bolj primeren tip ljudi »gojitelja«, kot »lovca«. To pomeni, da dodobra spoznajo kulturo in politiko organizacije, zbudijo potrebo po novih ciljih in spremembah ter vplivajo na druge voditelje.

Ustrezna strategija zajema tudi načrt osredotočenosti naše energije. Odločiti se moramo med tem, koliko se bomo učili in koliko izvrševali, pri čemer je slednje veliko bolj v ospredju pri zagonu in reorganizaciji poslovanja.

Prav tako se moramo odločiti v kolikšni meri bomo ofenzivni – odpiranje novih trgov, razvoj novih tehnologij in produktov itn. in v kolikšni meri defenzivni – ohranjevanje tržnega deleža, okrepitev obstoječih produktov itn.

Poudarki so predvsem na naslednjem:

  • Zagon podjetja = Izvršnost + ofenzivnost
  • Reorganizacija = Izvršnost + defenzivnost
  • Preusmeritev poslovanja = Učenje + ofenzivnost
  • Nadaljevanje uspeha = Učenje + defenzivnost

Zagotovite si zgodnje zmage – Po koncu tranzicijskega obdobja želite, da imajo šefi, sodelavci, podrejeni in drugi, da se je zgodilo nekaj novega in pozitivnega. Zgodnje zmage močno povečajo kredibilnost posameznika.

Seveda se moramo nujno izogniti zgodnjim porazom, saj ima to izjemno negativen učinek na naš nadaljnji razvoj na novi funkciji. Najpogostejši razlogi za zgodnje poraze so to, da se ne osredotočimo, ne naredimo dobre ocene situacije ter ne izdelamo ustrezne strategije, se ne prilagodimo na novo kulturo, ne dosežemo predvsem tistih rezultatov, ki jih pričakuje šef ter to, da dosežemo rezultate po principu cilj je bolj pomemben kot sredstva, s čimer izgubimo veliko mero kredibilnosti.

Za zgodnje zmage moramo planirati valove sprememb, ki zajemajo učenje, formiranje spremembe, zagotovitev ustrezne podpore za spremembo, implementacijo in opazovanje rezultatov. Če izvajamo preveč sprememb prehitro je to odličen recept za pojav izgorelosti pri ljudeh, prav tako nikoli v resnici ne vemo, kaj resnično deluje in kaj ne. Zgodnje zmage si najlažje zagotovimo, če imamo listo prioritet, ki se jih z ustrezno strategijo tudi lotimo.

Resničen namen prvih 90 dni je, da si zgradimo osebno kredibilnost ter nov pozitiven momentum v organizaciji. Novi vodje običajno zvišajo svojo kredibilnost, če so zahtevni, vendar jih je moč zadovoljiti, dostopni vendar ne domači, odločni vendar razumni, osredotočeni a fleksibilni, izvršni vendar ne povzročajo prevelikih pretresov ter če so pripravljeni sprejemati težke odločitve, ki so tudi humane.

Zgodnje zmage pomenijo tudi uvedbo sprememb. Vsaka sprememba zahteva prehod šestih faz, kjer je najprej zavedanje dovolj velike kritične mase, da je sprememba potreba, ustrezna diagnoza, kaj je potrebno spremeniti in zakaj, nova vizija podprta z ustrezno strategijo, podrobno planiranje in zagotovitev dovolj velike podpore ključnih ljudi in infrastrukture za izvedbo spremembe.

Pogajajte se za vaš uspeh – Pogajanje za uspeh pomeni, da proaktivno vključimo našega šefa v celotno igro, tako da imamo realno možnost, da dosežemo zaželene cilje. Manjša stopnja nadzora je lahko srečno naključje, če to resnično potrebujemo za uspeh, ali pa prekletstvo, če je vrv dovolj dolga, da se lahko obesimo.

Ko gradimo produktivno razmerje z novim šefom je pomembno, da se ne izgovarjamo in izpostavljamo preteklosti, ki je organizacijo pripeljala, kjer je, da se ne izogibamo šefa, vendar se z njim dobivamo redno, ne hodimo do njega zgolj s problemi ali presenečenji, ga ne skušamo spreminjati ter ne hodimo do njega z listami, kaj smo naredili temveč da z njimi prediskutiramo ključne stvari ter to, kje nam lahko pomagajo.

Na drugi strani je pomembno, da sami prevzamemo popolno odgovornost za naš odnos s šefom, jasno opredelimo vzajemna pričakovanja, se dogovorimo za ustrezne časovne roke, da zaradi premalo časa ne gremo v bolj s premalo znanja, stremimo k zgodnjim zmagam na področjih, ki so pomembne našemu šefu ter da se dobro zapišemo ljudem, ki jih ceni naš šef.

Z šefom bi morali imeti vsaj pet različnih pogovorov in sicer o diagnozi situacije, njegovih pričakovanjih, stilu sodelovanja, virih, ki so nam na voljo ter o našem osebnem napredku in razvoju. Pri tem je pomembno, da identificiramo nedotakljive dele in ljudi v podjetju, našega šefa neprestano izobražujemo, sproti razčiščujemo stvari in nenazadnje naredimo več kot obljubimo in ne obratno.

Dosezite skladno formacijo – Vsaka organizacija ima pet ključnih elementov in sicer svojo strategijo, organizacijsko strukturo, sistem procesov, kompetence ljudi ter svojo lastno kulturo. Vseh pet elementov mora biti ustrezno sinhroniziranih. Strategija se mora skladati s kompetencami v podjetju, sistemom procesov in organizacijsko strukturo.

Usklajevanje v organizaciji je podobno, kot pripravljanje na dolgo potovanje s plovilom. Najprej potrebujete destinacijo – cilj in poslanstvo, nato plan poti – strategijo, potem je potrebno ugotoviti, kakšno plovilo sploh potrebujemo – organizacijska struktura, kako opremiti in postaviti pravila delovanja strukture – sistem ter kakšna posadka je najbolj primerna – veščine ljudi, ki jih potrebujemo.

Zgradite sanjski tim – Nikakor si ne moremo privoščiti, da imamo ob sebi napačne ljudi. Če uspemo okoli sebe zgraditi pravi tim, lahko dosežemo neverjeten vzvod pri ustvarjanju vrednosti. Noben izmed voditeljev ne more doseči velikih stvari sam, zato je tim nujno potreben, slab tim pa pomeni veliko problemov in malo rezultatov.

Običajne napake novih voditeljev so, da obdržijo obstoječe neprave ljudi v timu predolgo, ker se izogibajo težkim odločitvam, ne priznajo šibkosti tima in ne najamejo ustreznih strokovnjakov, prav tako da se ne posvetijo vzporedno izgradnji formacije in gradnji tima, ne ohranijo izjemnih ljudi ter da se lotijo gradnje tima, še preden je jasno kdo so člani tima. Prav tako sta dve veliki običajni napaki te, da vodje poskušajo narediti vse sami ter da realizirajo nekatere aktivnosti še preden je tim oblikovan.

Ko prevzamemo novo funkcijo je nujno, da ocenimo obstoječi tim, pri čemer se moramo osredotočiti tako na kompetence, kot tudi na presojo posameznika, energijo, osredotočenost, odnose in stopnjo zaupanja. Poleg posameznega člana tima je izjemno pomembno, da ocenimo tudi tim kot celoto. Na podlagi ocen se moramo za vsakega člana odločiti, ali ga obdržimo, obdržimo in poskrbimo za njegov razvoj, obdržimo – a na drugi poziciji, opazujemo nekaj časa in se nato odločimo, ali zamenjamo z nizko prioriteto ali zamenjamo z visoko prioriteto. Ne glede na našo odločitev glede posameznega člana tima, je nujno, da vse ljudi obravnavamo z velikim spoštovanjem.

Ustvarite strateška partnerstva – Formalna avtoriteta ni nikoli dovolj za dovolj veliko zmago. Neformalne vplivne mreže v organizaciji med sodelavci imajo običajno pomemben vpliv na to, kako uspešni bomo pri implementaciji naših idej in ciljev. Tako slej kot prej potrebujemo podporo ljudi v organizaciji, nad katerimi nimamo nobene formalne avtoritete.

Recept pri tem je preprost. Začnite zgodaj. Nikoli ni dobra ideja, da se nekomu prvič približamo, ko nekaj potrebujemo od njega. Povsem nesmiselno je, da se predstavimo sosedu, ko nam že gori hiša. Tako je nujno, da se discipliniramo in že od začetka gradimo na socialnih odnosih v podjetju, tudi z ljudmi, s katerimi bomo delali v prihodnosti ali bomo potrebovali njihovo podporo.

Izjemno pomembno je, da identificiramo ključne ljudi in skupine. Smiselno je, da za pomoč pri predstavitvah prosimo tudi šefa. Lista desetih najpomembnejših ljudi, ki jih moramo po mnenju šefa spoznati, nam bo prišla še kako prav.

Ko identificiramo ključne ljudi je potrebno, da identificiramo tudi vir njihove moči. To je lahko kompetentnost, dostop do informacij, status, nadzor na viri ali osebna zvestoba do podjetja. Pri tem se moramo zavedati, da bomo imeli vedno podpornike, nasprotnike in tiste, ki jih lahko prepričamo s tehtnim mnenjem.

Podporniki so običajno tisti, ki z nami delijo enako vizijo, tisti, ki potiho že delajo na enakih spremembah, ter novi ljudje, ki še nimajo mnenja. Ljudje nam nasprotujejo iz različnih razlogov, kot je udobnost s statusom quo, različne vrednote, strah pred tem, da izpadejo nekompetentni ali brez moči ter drugih razlogov.  Preden ljudi označimo za nasprotnike je smiselno, da se vprašamo, kaj je razlog za nasprotovanje in ocenimo ali jih lahko nevtraliziramo. Ne smemo pa izgubljati preveč časa z ljudmi, ki nam bodo v vsakem primeru nasprotovali.

Neodločene ljudi lahko pridobimo na svojo stran na različne načine. Najbolj smiselno je, da se postavimo v njihove čevlje ter se vprašamo, kakšni so njihovi cilji, motivi, želje itn. Če jim lahko pri tem pomagamo, jih lahko pridobimo tudi na svojo stran. Vsak od nas ima ceno, za katero je pripravljen sprejeti manjšo socialno neugodje v zameno za privlačno nagrado.

Slej kot prej nas nato čaka naloga, da zgradimo strateške povezave moči in dobimo ustrezno podporo vplivnih posameznikov in neformalnih skupin, da dosežemo svoje cilje.

Ohranite ravnovesje – Življenje voditelja je vedno iskanje ravnovesja. Še toliko bolj v tranziciji. Negotovost in nejasnosti sta velika psihološka pritiska. V tranziciji ne veš niti tega, česa res ne veš. Nimaš še ustrezne podpore itn. Po drugi strani je biti samostojni bojevnik v modelu vodenja herojski samomor. Kot voditelji ne moremo uspeti sami, vedno potrebujemo podporo.

Največje napake pri ohranjanju ravnovesja so to, da se ne fokusiramo, postavimo jasnih meja, kaj smo pripravljeni narediti in kaj ne, to da nimamo lastne hrbtenice, izolacija, slaba presoja ter izogibanje delu in sprejemanju težkih odločitev. Prav tako je ena izmed največjih napak, če gremo preko meje stopnje stresa, ko ima ta še pozitiven učinek na naše delovanje.

Na drugi strani je pomembno za ohranjanje ravnovesja, da smo disciplinirani, ustrezno planiramo, rečemo ne, kadar je to potrebno, si rezerviramo čas za trdo delo, si vzamemo čas za težke odločitve, se osredotočimo na proces, pravočasno odnehamo, ko je to potrebno ter znova in znova preverjamo ali smo na pravi poti.

Pomembno je tudi, da čim prej postavimo ustrezno infrastrukturo za delo, imamo v družini ustrezno podporo in ne dodatnih bojišč ter da zgradimo ustrezno mrežo mentorjev in svetovalcev.

Pomagajte vsem ostalim pri tranziciji – Hitreje, kot bodo šli tudi naši sodelavci in podrejeni čez tranzicijo, hitreje bomo dosegli točko preloma. Na tranzicijo ne smemo gledati z Darvinističnega pogleda, da vržemo vodjo ali kogar koli v situacijo in naj plava, vendar moramo ljudem pomagati z znanjem, kako uspešno izpeljati tranzicijo. Neuspešno izpeljana tranzicija pomeni veliko škode tako za posameznika, kot tudi za podjetje. Znanje, kako uspešno izpeljati tranzicijo pa pomeni hitrejši doprinos vrednosti v podjetju in bleščečo prihodnost na novi karierni poziciji.