Dobra prezentacija in predstavitev podjetja ali poslovnega načrta je še eno pomembno orodje vsakega podjetnika. Namreč ena izmed glavnih nalog podjetnika je, da različne ciljne skupine (člani podjetniškega tima, zaposleni, strateški partnerji, kupci, investitorji itd.) neprestano navdušuje nad svojo podjetniško idejo in tako podjetje vpenja v optimalno okolje, ki bo omogočalo hitro rast podjetja in doseganje zastavljenih ciljev.

Obstajajo tri najbolj pogoste situacije, kdaj podjetnik izvaja tovrstne predstavitve. Najprej so tukaj (1) konference, sejmi in drugi javni oziroma množični prodajni sestanki. Potem imamo tukaj še (2) individualne sestanke s (potencialnimi) deležniki podjetja z namenom vzpostavljanja partnerstev. In kot tretje, kar je običajno tudi najbolj ključno je tukaj še (3) iskanje investitorja.

V okvir tako navduševanja, kot tudi prodaje, sodi navdušujoča in realna predstavitev poslovnega načrta za investitorje oziroma za potencialne deležnike. Če se pri tem osredotočimo zgolj na finančni vidik podjetja, je ena izmed nalog podjetnika tudi, da zagotovi ustrezna sredstva, ki so potrebna za realizacijo poslovne ideje in tako bo slej kot prej podjetnik potreboval dobro predstavitev; ali za bankirja, poslovnega angela, sklad tveganega kapitala ali kogar koli drugega.

Predstavitev je za investitorje zelo pomembna, saj na eni strani realno pokaže, kako dobro zna podjetnik navduševati in prodajati sebe in svojo idejo, na drugi strani pa je sama prezentacija (PowerPoint diapozitivi) odlično dopolnilo za poslovni načrt oziroma povzetek poslovnega načrta. Sploh v najbolj turboletnih panogah, kjer poslovni načrt nima dejansko nobene dodane vrednosti.

Nekateri skladi tveganega kapitala v tujini tako od podjetnikov že celo pričakujejo, da ne pošiljajo več celotnih poslovnih načrtov, vendar le prezentacijo poslovne ideje z informacijami, ki dokazujejo znanje ter izkušnje podjetnika (Investicijska dokumentacija 2.0). Seveda pa je slej kot prej v investicijskem procesu potreben tudi poslovni načrt, sploh če poslujemo v bolj tradicionalnih panogah ali se pogovarjamo z investitorji, ki imajo finančno ozadje in ne podjetniškega.

Investitorji tveganega kapitala pa običajno mesečno poslušajo več deset prezentacij podjetniških idej, pri čemer se običajno pojavljata dva ekstrema.

Prvi ekstrem so zelo tehnološko usmerjene predstavitve, kjer je poudarek predvsem na tehnologiji, zelo malo pa je informacijah o kupcih in poslovnem delu. Običajen problem te predstavitve je, da ni jasno predstavljena dodana vrednost za kupce, prav tako pa tudi ni oblikovanega jasnega poslovnega modela. Sama predstavitev pa je preveč tehnično naravnana in je večina ljudi, ki niso iz podjetnikove panoge, ne razume (preveč je poudarka na sami tehnologiji, namesto da bi bil poudarek na koristih).

Drugi ekstrem so predstavitve, kjer je preveč ambiciozno in nerealno zastavljen poslovni del, ni pa jasno prikazano tehnološko ozadje (ali inovativnost na katerem drugem nivoju), ki rešuje tako velik problem, ki bi upravičeval ekstremno hitro rast. Karikirano povedano, projekcije, ki nakazujejo na to, da bo podjetje v petem letu tako veliko in finančno močno, da bo lahko kupilo celo Argentino in jo prodalo Braziliji, vsekakor izkazujejo velike ambicije podjetnika, a tudi zelo nerealne predstave. Tovrstnim predstavitvam manjka tisti vsebinski del, ki utemelji in da moč napovedim ter je plod inovativnosti na ravni izdelka, koncepta, poslovnega modela ali na kateri koli drugi ravni.

Idealna predstavitev je seveda tista, ki pokriva tako ustrezno mero tehnično/inovativnega dela poslovnega načrta, kot tudi ustrezno mero ekonomsko/poslovnega področja. To razmerje pa je velikokrat težko najti, zato se v nadaljevanju nahajajo napotki, kako pripraviti optimalno predstavitev.

Predstavitev pred investitorji

Osnovno vodilo, ki ga naj bi ga podjetnik upošteval pri pripravi predstavitve poslovnega načrta je pravilo 10/20/30 za pripravo PowerPoint prezentacije, ki je tudi priporočilo Guy-a Kawasakij-a. Pravilo je sila enostavno in svetuje, da naj bi vsaka prezentacija morala imeti okvirno 10 diapozitivov, trajala ne več kot 20 minut, velikost fontov pa naj bi bila okoli 30 pik.

Število diapozitivov je omejeno na 10 zato, ker posameznik težko na enkrat razmišlja o več konceptih, kot jih je moč predstaviti na omenjenem številu diapozitivov. Obenem je predstavitev v okviru tega koncepta zelo ciljno usmerjena, izvršna, jedrnata in obsega le ključne informacije v zvezi s potencialom poslovne ideje, ki dejansko tudi zanimajo investitorje. Poslušalci pa se tako zelo težko med predstavitvijo začnejo dolgočasiti.

Na vsakem diapozitivu naj bi bile vse pomembne informacije iz ključnih poglavij poslovnega načrta, zato so diapozitivi tudi v nekem logičnem sosledju, kot je struktura poslovnega načrta.

Tako naj bi bilo na posameznem diapozitivu predstavljeno:

• Problem, priložnost in panoga
• Rešitev (proizvod, storitev), stranke in velika vizija podjetnika
• Poslovni in prodajni model
• Marketing in prodaja
• Konkurenca
• Tehnologija, intelektualna lastnina in status razvoja
• Podjetniški tim
• Finančne projekcije
• Status podjetja in terminski plan
• Povzetek in predlog za sodelovanje

Optimalno je, da zgoraj opisanih 10 diapozitivov podjetnik predstavi v 10 do 20 minutah. Običajno predstavitve oziroma tovrstni sestanki trajajo 30 – 60 minut, pri čemer je 20 minut namenjeno podjetnikovi predstavitvi, nato pa poteka diskusija, predvsem na podlagi vprašanj, ki jih dodatno zastavljajo investitorji.

Prav tako obstaja velika verjetnost, da gre na predstavitvi kaj narobe (računalnik se ne ujame s projektorjem, zamudite itd.). Tako je odlično, da lahko svojo predstavitev jasno, navdušujoče in verodostojno predstavite v 20 minutah.

Velja pa omeniti še to, da so predstavitve na konferencah, ali investicijskih večerjah mnogo krajše. Običajno imajo podjetniki nekje od 5 do 10 minut, potem pa sledijo še vprašanja in odgovori. Celoten nastop podjetnika tako ne traja več kot 15 minut. In glede na to, da investitorji vidijo v enem dnevu na ducate podjetnikov, je izjemno pomembno, da naša prezentacija izstopa, tako po inovativnosti, kot profesionalnosti. Pri tem je del profesionalnosti veliko lažji, saj obstaja mnogo usmeritev. Samo z našim kreativnim potencialom pa lahko dosežemo še to, da bomo izstopali.

Če se vrnemo na pravilo. Zadnji del pravila 10/20/30  govori o tem, da naj bi bila velikost črk na predstavitvah velika okoli 30 pik. To pravilo izhaja iz tega, ker veliko podjetnikov kar kopira sklope besedila iz poslovnega načrta in jih umesti na diapozitive.

Besedilo je tako povsem neberljivo, predvsem pa moti samo predstavitev podjetnika, ker poslušalci običajno berejo diapozitive in obenem (delno) poslušajo. Torej namen diapozitivov je, da vodijo rdečo nit celotne predstavitve in vsebujejo ključne informacije, ki nakazujejo na potencial poslovne priložnosti in ne temu, da so na njih sklopi besedil iz poslovnega načrta, ki jih podjetnik bere na predstavitvi. Majhno velikost črk je tudi zelo težko brati in lahko povzroči kar nekaj problemov poslušalcem.

Posledično v praksi to lahko celo pomeni, da imamo dva tipa prosojnic in jih uporabljamo za različne namene. Ena vrsta prosojnic vsebuje le ključne sklope informacij, katerih namen je, da nas vodijo skozi prezentacijo, obenem pa ima poslušalec na prosojnicah še vedno dovolj informacij, da lahko osveži koncept naše poslovne ideje.

Drug koncept prosojnic pa nekoliko manj upošteva pravilo 30 velikost črk, ter strukturirano in predvsem grafično prikaže več informacij. V tem primeru prezentacija služi bolj kot neke vrste povzetek poslovnega načrta. Tovrstne prezentacije so na primer veliko bolj primerne za investicijske bankirje ter finančne investitorje, medtem ko bo najbolj izkušenim investitorjem tveganega kapitala in ZDA veliko bolj všeč prvi koncept.

Dodatni napotki za pripravo predstavitve poslovnega načrta

V nadaljevanju je predstavljenih še nekaj dodatnih napotkov za predstavitev poslovnega načrta:

• Najprej si jasno oblikujte idejo poslovnega modela, nato na podlagi tega napišite celotni poslovni načrt, če ocenjujete da je potrebno in šele čisto na koncu napišite povzetek poslovnega načrta in prezentacijo.
• Prosojnice lepo oblikujte in na predstavitev dodajte logotip podjetja, če ga imate. Vedno izkoristite priložnost za osveščanje o vaši blagovni znamki.
• Potencialnemu partnerju ali finančnemu investitorju poleg vseh ostalih dokumentov (poslovni načrt, povzetek itd.) pošljite tudi prezentacijo.
• Prav tako na sami predstavitvi s seboj prinesite natisnjene diapozitive, ki jih razdelite med poslušalce (z možnostjo zapisovanja). Sploh, če imate lahko probleme s projektorjem.
• Vedno bodite zelo dobro pripravljeni na predstavitev!
• Vaš nastop naj bo zelo samozavesten, a realen. Govorite tekoče, navdušujoče, v sovjem stilu in upoštevajte vse ostale splošne napotke za dobre predstavitve (veliko jih lahko najdete v različnih knjigah o retoriki ali na internetu).
• Bodite pripravljeni na vsa vprašanja, ki jih zastavljajo investitorji. Če nimate odgovora na kakšno vprašanje, to tudi na predstavitvi odkrito povejte. Nihče ne pričakuje od vas popolnosti, iskrenost pa je izjemno pomembna. Zavedati se morate svojih šibkosti, ki jih lahko skupaj s potencialnim investitorjem odpravite.
• Če imate že izdelan prototip, skico, prve stranke ali če vaše podjetje že posluje, to na predstavitvi tudi pokažite. Naštejte najpomembnejše stranke in izpostavite zakaj je vaš proizvod ali storitev edinstvena.
• Na vsak sestanek pojdite z določenim ciljem oziroma dobro se zavedajte kaj hočete od poslušalcev (strateško partnerstvo, finančna investicija itd.). To na predstavitvi tudi jasno izpostavite in predstavite realne korake, kako bi se sodelovanje realiziralo.
• Nekaj dni po predstavitvi ponovno kontaktirajte osebe, katerim ste predstavili poslovni idejo in jih povprašajte po povratnih informacijah.
• Uživajte!

Print PDF

V sklopu intervjuja pa se mi je zdelo izjemno zanimivo predvsem naslednje. Verjetno vsi dobro poznate zelo popularno pravilo Alberta Melhrabiana, ki pravi, da ima na komunikacijo kar 55% vpliva govorica telesa, 38% ton govora in zgolj 7% besede, ki jih izgovorimo.

No, vsekakor se zavedam pomembnosti govorice telesa, vendar se mi je vedno zdelo nekoliko pretirano, da bi imela sama vsebina tako minimalen pomen. In v intervjuju Zdravko Zupančič pove, da ima po njihovih izkušnjah vsebina, ki jo povemo okoli 50% vpliva, ostalo pa je govorica telesa. Če zadevo raziščemo bolj natančno, se izkaže, da imajo veliko vlogo v temu, kako velik je ta odstotek okoliščine, v katerih poteka komunikacija.

S tem sem želel poudariti dve stvari. Prva je ta, da ne glede na to, kolikšen je točen odstotek vpliva govorice telesa v sklopu komunikacije je ta zelo velik in zato je smiselno posvetiti kar nekaj energije v analizo in razvoj naše telesne govorice. Druga pomembna stvar pa se mi zdi ta, da ne verjamemo slepo kar vsem ugotovitvam in napotkom, še posebno tistim ne, ki so brez trdne raziskovalne podlage ali pa so ugotovitve vzete iz konteksta.

Kljub vsemu, če se vrnemo nazaj na dejstvo, da ima telesna govorica okoli 50% ali celo več vpliva na to, kako nas ljudje zaznavajo, je smiselno pogledati, kaj so elementi pozitivne telesne govorice. Strokovnjaki pravijo, da so nasmeh, sproščenost, spontanost in pozitivna energija tisti glavni elementi, ki prispevajo k pozitivni komunikaciji in pristnim medčloveškim odnosom v komunikaciji.

Poleg nasmeha naj bi bil pomemben tudi kontakt z očmi, ravno prav močan stisk roke, obleka in naše geste. Če se vrnem na nasvete Zdravka Župančiča, je pomembno v tem kontekstu, predvsem to, da smo pristni, razvijemo povsem svoj stil in da nismo in ne delujemo naučeni. Seveda to ne izvzema tega, da je dobro vaditi, trenirati in načrtno razvijati svoj stil. Tako kot pri ostalih veščinah velja tudi pri komunikaciji modrost »vaja dela mojstra in mojster dela vajo«. Kot zanimivost naj omenim tudi to, da igra pri spolni privlačnosti med dvema človekoma zelo pomembno vlogo telesna govorica.

Pomembnost telesne govorice pa pripelje še do enega pomembnega elementa komunikacije, ki ga strokovnjaki zelo poudarjajo. To je prvi vtis. Značilnost prvega vtisa je ta, da pride do njega že ob prvem stiku z določeno osebo, ali prvih informacijah, ki jih dobimo o tej osebi. In tako dokaj hitro dobimo lastno kompleksno predstavo o tej osebi, ki ni nujno resnična. Načeloma naj bi veljalo, da si izoblikujemo prvi vtis v času od 30 sekund do 3 minut, ko prvič srečamo to osebo.

Prav tako je značilnost prvega vtisa ta, da se ohrani in kot učinek predhodnosti še naprej vpliva na oceno določene osebe. In nenazadnje deluje prvi vtis kot pričakovanje, da se bodo naše sodbe o drugi osebi v poznejših srečanjih potrdile. To pomeni, da ob drugem ali vseh kasnejših stikih ne težimo k preoblikovanju in dopolnjevanju slike, ki smo jo dobili na podlagi prvega vtisa, ampak prvi vtis vztraja in ponavadi oblikuje kasnejše interakcije z drugo osebo.

Torej prvi vtis je pomemben, dejansko pa je vprašanje, koliko je pomemben in koliko lahko vplivamo na to prvotno oceno, ki je mnogokrat do določene mere napačna. Oziroma, če zadevo obrnemo še nekoliko drugače, kolikokrat sami sodimo na podlagi prvega vtisa in ostanemo v kalupu tega vzorca ali misli (pri tem je lahko naš prvi vtis tako preveč negativen, kot tudi pozitiven).

Meni se je seveda že zgodilo, da sem si ustvaril določen prvi vtis, pa niti nisem dopuščal možnosti, da bi se ta prvi vtis spremenil. In tudi nekajkrat se mi je zgodilo, da sem na podlagi prvega vtisa povsem napačno ocenil osebo. In nenazadnje tudi napačno sem bil že sojen na podlagi prvega vtisa.

Rešitev je verjetno v tem, da se ne zapremo v kalup na podlagi prve sodbe in damo vsakemu človeku možnost, da se pokaže v svojem bistvu. In na drugi strani, da skrbimo, da je naš prvi vtis v skladu z našo esenco, jazom in karakterjem – v lastnem seksi stilu. Slednje pa velja tudi za medsebojno komunikacijo.

Kako velik pomen pa prvemu vtisu prepisujete vi?

Print PDF

Opredelitev komunikacije

Komunikacija je proces izmenjave podatkov in informacij za medsebojno sporazumevanje. Komuniciranje poteka z besedami, gibi, mimiko, in je veliko več kot le pogovarjanje. Tudi molk je seveda oblika komuniciranja. Komunikacija je vedno dvosmeren proces, saj je povezana s sočasno medsebojno zaznavo in hkratno medsebojno izmenjavo sporočil. Verjetno je smiselno tu še enkrat poudariti, da enako kot pri prezentiranju tudi pri komunikaciji velja, da imajo besede le 7% teže, ton glasu 38% in telesna mimika kar 55%. Torej niti ni toliko bistveno kaj povemo, vendar kako to povemo.

Komunikacija služi naslednjim namenom:

• Izmenjava informacij in usklajevanje mnenj,
• vplivanje na drugo osebo oziroma več oseb,
• reševanje problemov in nesoglasij,
• vzdrževanje stikov in razvoj odnosov.

Proces komuniciranja sestavljajo štirje elementi:

1. Oddajnik oziroma pošiljatelj, ki je vir informacij in tudi pobudnik komunikacijskega procesa,
2. sprejemnik – poslušalec, sogovornik, ki je lahko oseba, skupina ali naprava,
3. sporočilo oziroma informacija, ki je lahko besedna ali nebesedna,
4. komunikacijska pot – kanal, ki je lahko osebni neposredni stik, telefon, pismo, e-pošta itd.

Učinkovito komuniciranje

Če pogledamo strokovno definicijo, je učinkovita komunikacija med dvema osebama tista, pri kateri si prejemnik razlaga sporočilo pošiljatelja enako, kot je le–ta želel, da bi si. Učinkovita komunikacija je torej odvisna od učinkovitega pošiljanja in od učinkovitega prejemanja sporočil.

Seveda pa pogosto pri prenosu sporočila prihaja do motenj. To pomeni, da do prejemnika ne pride sporočilo, kot si ga mi želimo. Ločimo tri vrste motenj (ovir):

• Psihološke ovire: Med oddajnikom in sprejemnikom ni empatije, kar je pogosto posledica slabega poznavanja drug drugega.
• Semantične ovire: Prejemniku sporočilo ne pomeni isto, kar je ponavadi posledica razlik v jeziku in kulturi.
• Mehanične ovire, ki so motnje komunikacijskega kanala (ropot, šum, itd.).

Kot omenjeno so prvi problem učinkovitega komuniciranja ovire pri procesu zaznavanja in filtriranje informacij. Filtriranje je povezano s psihološkimi ovirami, ker se le-to dogaja v mišljenju. Temeljnega pomena pri filtriranju so predpostavke oziroma domneve. Tu gre za psihološke ovire, ki so povezane s stališči, prepričanji in vrednotami. Gre za najbolj običajen izvor težav v medosebni komunikaciji, pri čemer so še posebno močni predsodki in stereotipi, ki vplivajo na proces kodiranja, pa tudi proces dekodiranja.

Na podlagi vseh izkušenj, znanj in genske zasnove ima vsak od nas določen osebni zemljevid, s katerim gleda na svet. Vsak zemljevid je edinstvena kreacija individuma in predstavlja osebno perspektivo. Pri komunikaciji pride do konflikta, ko med dvema zemljevidoma ni preseka, torej ni nobene površine, ki bi zaznamovala skupno pot. Ne najdemo skupnih vrednot, stališča so si preveč različna. Posledica tega so seveda psihološke ovire za učinkovito komunikacijo.

Do tovrstnih konfliktov prihaja zelo pogosto. Najskrajnejša oblika je zagotovo ta, da z nekom enostavno nismo na enaki “valovni dolžini” oziroma, da nam nekdo že na prvi pogled ni všeč. Najbolj smiseln pristop do reševanja teh konfliktov se mi zdi, da enostavno ne izgubljamo energije z osebami, ki so v tej naši skrajnosti. Oziroma vložimo določeno mero energije v možnost odkritja novega skupnega delčka zemljišča, če tega kmalu ne odkrijemo, zadevi pač prenehamo posvečati energijo in “čakamo” na bolj primeren “timing”. Za vse ostale, ki pa se nahajajo nekje vmes, je smiselno, da razvijamo empatijo do te mere, da skušamo razumeti sogovornika in njegovo stališče.

V komunikaciji, kjer je posledično vpletena tudi neka odločitev, se mi zdi, da je komuniciranje dosti lažje, če imamo izoblikovano lastno vizijo, poslanstvo, vrednote in cilje, predvsem pa nam je jasno, kaj želimo od določene osebe oziroma kaj je cilj posameznega komunikacijskega procesa. Ko imamo pri sebe razčiščene zadeve, kaj in zakaj si sploh to želimo, je potem veliko lažje tudi učinkovito komunicirati, se pogajati, prepričevati in podobno.

Za tiste skrajne primere, oziroma za ljudi, s katerimi res nismo na isti “valovni dolžini”, pa je smiselno ozavestiti naslednja dejstva, ki znižajo naš ego in povečajo empatičnost:

• Ljudje načeloma dajejo v vsakem trenutku vse od sebe, pač glede na znanje, veščine, informacije in izkušnje, ki jih v določenem trenutku imajo.
• Pri drugih ljudeh lahko ne maramo le tistih stvari, ki so tudi del nas samih. Torej veliko več se lahko naučimo od ljudi, ki nam niso pri srcu, kot od tistih, s katerimi se na prvi pogled razumemo.
• Iste ptice letajo skupaj in ljudje z enakimi vrednotami se privlačijo. Osebe, ki se nahajajo v našem ekstremu imajo lastnosti, ki jih mi ne priznavamo kot vrednote. Vendar objektivnost ne obstaja, torej ni napačne kombinacije vrednot. Zato sta smiselna odprtost in sprejemanje, saj se od vsake osebe lahko nekaj naučimo.
• Načeloma velja da, to kar daš, tudi nazaj dobiš. Torej če poskušaš razumeti druge in do njih razviješ pozitivni odnos, je velika verjetnost, da bodo drugi tudi skušali razumeti tebe in nazaj komunicirali z enakim odnosom.

Semantične ovire se nanašajo na nepremišljeno uporabo besed oziroma na različno interpretacijo določene besede. Če se ne uporablja besed na ustrezen način in z ustreznim pomenom, je velika verjetnost, da informacija ni pravilno razumljena. Pri tem je pomembno zavedanje, da “pomen besed obstaja v mislih, ne v besedah samih”. Pomen besed znotraj posameznih skupin je do neke mere dogovorjen in takrat ko se uporablja besede pomensko drugače od ustaljene rabe, se poveča verjetnost, da bo prejemnik pripisal besedam nek svoj pomen.

Da so sematične ovire v komunikaciji resnično enormne se sam niti nisem zavedal, dokler nisem začel delati s podjetniškimi skupinami. Glede na to, da se skupine oblikujejo na podlagi vrednot, je verjetnost prvih psiholoških ovir kanček manjša, čeprav se seveda pogosto pojavljajo. Konflikti, ki nastanejo v takih skupinah so v večini primerov ravno posledica semantičnih ovir.

Pogoj za učinkovit podjetniški tim je tako zagotovo usklajena semantika. To pomeni, da vsi člani tima določeni besedi dajejo enak pomen. Kar se na prvi pogled zdi povem preprosto in jasno, se v praksi izkaže kot velik problem. Pogosto člani tima skupaj uporabljajo neko besedo, za to besedo pa si vsak član tima predstavlja povsem nekaj drugega. Torej pomembno je, da je semantika pri ključnih temeljih tima povsem usklajena (vizija, poslanstvo, cilji, vrednote, prednosti, slabosti, proizvodi in storitve ter njihove dodane vrednosti itd.), drugače lahko pride do velikih konfliktov.

In kot omenjeno, tretje, mehanične ovire pogosto otežujejo ali onemogočajo komunikacijo. Sem sodijo vse fizične motnje, kot so na primer ropot, ki prihaja z ulice, zračnost učilnice, temperatura, osvetljenost, dnevni čas in podobno. Te mehanske ovire se da identificirati in cilj je seveda, da se jih eliminira v največjem možnem obsegu.

Torej, če povzamem, za izogib oviram, se je smiselno pri komunikacij držati določenih usmeritev. Za identifikacijo in odpravljanje motenj moramo biti pozorni predvsem na:

• Razumevanje med oddajnikom in sprejemnikom, torej če se dobro razumeta; ali smo z osebo, s katero komuniciramo na enaki “valovni dolžini” in če nismo, kako lahko uskladimo valovni dolžini, oziroma kako lahko najdemo skupno stališče ali perspektivo.
• Obilnost sporočanja se poveča s ponavljanjem sporočila in povratnim informiranjem ponavljanje sporočila; torej s povratno informacijo se moramo prepričati, ali je bilo sporočilo učinkovito posredovano ali pa ga je potrebno ponoviti. Pri tem je smiselno analizirati ali se pojavljajo semantične ovire ali je poimenovanje besed usklajeno.
• In tretji fokus je, ali je sprejemnik razumel celotno sporočilo ali pa je potrebno omejevanje sporočanja, kar pomeni, da se napravi selekcija sporočil tako na strani oddajnika kot tudi prejemnika. Pri tem je potrebno identificirati tudi vse mehanične ovire in jih odstraniti, če je le možno.

Pri komunikaciji je smiselno tudi ozavestiti, da na značilnost posameznikovega komuniciranja vpliva več stvari, kot na primer: trenutno razpoloženje, potrebe, izkušnje, vedenje, predsodki, stališča in znanje. Tu se mi še posebno zdi pomembno čustveno razpoloženje. Čustva imajo značilnost take dinamike, da se prenašajo iz enega dogodka na drugega.

Torej bistven del komunikacije je tudi bistven del podjetništva: “timing”. Če greste do nekoga, ko ima “slab dan” in do njega prenesete sporočilo ali pa če to naredite po tem, ko je izvedel odlično informacijo, boste dobili povsem drugačen rezultat. Poleg pravilne izbire “timinga” pa imata seveda pri učinkovitem komuniciranju glavno vlogo tudi pošiljanje in sprejemanje sporočil (več o “timingu” pa kdaj drugič).

Pošiljanje sporočil

Prvi vidik učinkovite komunikacije je pošiljanje sporočil. Za to morajo biti izpolnjeni trije osnovni pogoji:

• sporočilo mora biti razumljivo,
• pošiljatelj mora biti zaupanja vreden (verodostojnost) ,
• pomembna pa je tudi povratna informacija (feedback) o tem, kako je sporočilo vplivalo na prejemnika.

Raziskave so pokazale, da je potrebno za učinkovito pošiljanje sporočil naslednje:

1. Svoje sporočilo je potrebno razjasniti z uporabo prve osebe ednine. S tem se prevzame odgovornost za misli in čustva, saj govorimo v svojem imenu.
2. Sporočilo naj bi oblikovali v celoti in zelo specifično. Vključevati mora vse nujne informacije, ki jih prejemnik potrebuje za razumevanje sporočila.
3. Nujna je skladna oblika besednega in nebesednega sporočila. Vsaka neposredna komunikacija vedno vsebuje besedna in nebesedna sporočila. Običajno so to sporočila skladna. Do nesporazuma v komunikaciji pride, kadar je med njima neskladje. Na primer, če govorimo nekaj zelo smešnega, obenem pa zgledamo povsem turobno in žalostno, sporočanje ni skladno in prejemnik je tako lahko zmeden.
4. Bolj, kot je sporočilo bogato, boljše je komuniciranje. Sporočilo naj bi za vsebovalo čim več znakov in drugih komunikacijskih prvin. Sporočilo, ki se ga ponovi na več načinov, ob uporabi večjega števila kanalov, pomaga prejemniku razumeti pravo vsebino.
5. Vedno je potrebno vprašati za povratno informacijo (feedback) in biti pozoren na to, kako je prejemnik sporočilo razumel, interpretiral in preoblikoval.
6. Sporočilo je potrebno prilagoditi prejemniku. Zato je smiselno, da prejemnika prej osebno spoznate. Iste informacije seveda drugače podajamo strokovnjaku in povsem drugače tistemu, ki področja ne pozna. Torej komuniciranje prilagodimo sogovorniku.
7. Pomemben del učinkovite komunikacije je tudi opisovanje svojih čustev. Svoja čustva najbolj učinkovito vpeljemo v komunikacijo tako, da jih poimenujemo, in obenem opišemo z vedenjem ali pa s prispodobo.

Če se postavim na stran govornika, se mi torej zdi ključno, da najprej sprejmemo odločitev, da bomo čim več komunicirali in se s tem izogibali konfliktom. Komunikacija je še posebej nujna, ko se s kom ne strinjamo in to po nepotrebnem “tiščimo v sebi”. Potrebno se je zavedati, da določena oseba verjetno ne ve tega, kaj nas moti, s čim se ne strinjamo, zato je to potrebno rešiti s komunikacijo. Sam sem bil nekaj let nazaj celo v tem ekstremu, da določenim osebam, ko sem nekaj obljubil, pa to ni bilo narejeno, enostavno nisem dvigoval telefona, dokler tega nisem naredil. Ampak kmalu sem ugotovil, da to odnos le poslabšuje, ne glede na to, da je bila obljuba po določenem času izpolnjena. Tako sedaj skušam vedno stvari razrešiti z jasno komunikacijo. Najslabše je namreč, če nekdo ne ve, pri čem je.

Ko se odločimo, da bomo s komunikacijo izboljšali naše odnose, je pomembno, da jasno, kratko in jedrnato artikuliramo svoje sporočilo, seveda ob pravem času. To lahko privede do drastičnega izboljšanja naših odnosov.

Sprejemanje sporočil

Seveda je za dobro komunikacijo poleg učinkovitega oddajanja sporočil pomembno tudi učinkovito prejemanje sporočil. To temelji na:

• Sprotnem podajanju povratne informacije o naši zaznavi sporočila ter
• sporočanju povratne informacije na način, ki omogoča razjasnjevanje in nadaljevanje razgovora.

Za učinkovito sprejemanje sporočil se je smiselno držati naslednjih usmeritev:

1. Uporaba parafraziranja. To pomeni, da s svojimi besedami ponovimo, kako smo razumeli pošiljatelja sporočila. Preverjanje razumevanja z lastnimi besedami je boljše kot dobesedna ponovitev. S parafraziranjem poskušamo razumeti sogovornikovo sporočilo.
2. Drugi pomemben vidik učinkovitega sprejemanja sporočil je, da opišemo svojo zaznavo sogovornikovih čustev. Najboljši stavek, ki nam je v pomoč pri tem je: “Če te prav razumem, ti misliš (čustvuješ, vidiš …) …”.
3. Pri vsem tem je seveda na koncu ključno, da ugotovimo svojo razlago pošiljateljevega sporočila in se pogovarjamo z njim, dokler se ne doseže soglasja o pomenu sporočila. To pomeni, da je potrebno medsebojno razjasnjevati pomen sporočila, dokler se s svojim razumevanjem kar najbolj ne približamo tistemu, kar nam je sogovornik dejansko poskušal sporočiti. Seveda to velikokrat pomeni veliko mero vztrajnosti, potrplenja in tolerance.

Če grem še v kožo prejemnika. Dejstvo je, da v življenju veliko več govorimo in veliko premalo poslušamo. To naj bi nakazovalo tudi dejstvo, da imamo dve ušesi in samo ena usta Prvo, kar je smiselno na prejemnikovi strani je to, da se odločimo, da bomo več poslušali in postali odlični poslušalci. Ko se to odločimo, moramo seveda tudi izvajati.

Drugi pomembni element pri poslušanju je empatija. S poslušanjem sogovornika se skušamo postaviti v njegovo kožo in dejansko razumeti, kaj nam želi sporočiti. S tem večamo skupno ozemlje na zemljevidu in komunikacija je veliko boljša. In nazadnje, s parafraziranjem ugotovimo, ali je bilo sporočilo pravilno sprejeto in če smo eliminirali vse psihološke in semantične ovire. S tem lahko močno zvišamo vrednost marsikaterega odnosa, kar pa naj bi pripeljali do bolj zadovoljnega življenja.

Glede na to, da je objava nekoliko daljša, je tukaj še slikca, ki je dejansko sprožila nastanek te objave, mene pa danes nasmejala:

Print PDF